Jönköping University (JU) är en högskola känd för sin internationella prägel och entreprenörsanda. Lärosätet har cirka 800 anställda fördelade på högskolans fyra fackhögskolor. Med en så stor personalstyrka är effektiva processer avgörande för att skapa värde och underlätta arbetet för de anställda.
Emelie Aggestig är enhetschef för supportenheten på IT-avdelningen på Högskolan i Jönköping. En enhet som ansvarar för högskolans helpdesk, arbetsplatstekniker samt IT-utbildningar för personalen.
– Våra anställda vänder sig till oss för till exempel teknisk support. Vi har mycket personal som ständigt behöver nya IT-tillbehör eller reparation av befintliga, menar Emelie.
En paketskåpslösning att växa med
Johan Axfors, som är VD på RENZ Sweden, tog kontakt med Högskolan i Jönköping för att presentera företaget och dess erbjudande. Emelie och hennes kollegor tyckte att idén med paketskåp för servicedesk var både spännande och tilltalande.
– Många i personalen arbetar kvällar och helger, men även på annan ort. Vi förstod tidigt att paketskåp skulle öka vår tillgänglighet och förbättra servicen för organisationens anställda, menar Emelie och fortsätter:
– Idag behöver de anställda passa våra öppettider, och kanske stå i kö, innan de kan hämta ut sitt tillbehör. Med ett paketskåp är det inte nödvändigt.
Högskolan i Jönköping valde i samråd med RENZ att implementera ett paketskåp med 10 fack av olika storlek – myRENZbox. En prisvärd och flexibel lösning med möjlighet att anpassa färg och form.
– Vi har färdiga och välbeprövade lösningar för Service desk som innebär mindre administration och sparad tid. Det blev heller inga längre leveranstider bara för att kunden valde en paketskåpslösning i deras karaktäristiska lila färg. Det ska vara en enkel resa med RENZ där man kan börja i det lilla – för att sedan skala upp, säger Johan och nämner ett konkret exempel:
– Som kund kan du till exempel i steg ett avvakta integration mellan paketskåpet och ditt befintliga passersystem. Våra lösningar kräver ingen integration utan fungerar out of the box. Precis så tänkte JU.
Systemet fungerar så att en användare kontaktar supportenheten, till exempel för att beställa en webbkamera. Emelie och hennes kollegor skapar ett ärende i sitt system och placerar sedan tillbehöret i ett valfritt paketfack. En engångskod genereras på displayen och skickas via Högskolans system till användaren, som får en notis med information om upphämtning.
Med förhoppningar om ökad service och tillgänglighet
Projektet är nu i en testfas där systemet konfigureras och prövas. Även att man ännu inte är i skarp drift med lösningen har paketskåpet redan väckt uppmärksamhet. Den lila paketboxen står väl synligt i korridoren utanför vaktmästeriet och helpdesk.
Vad hoppas ni få ut mer er nya paketskåpslösning?
– Vi hoppas på en större flexibilitet och tillgänglighet för användarna: Att de kan lämna in och hämta ut saker när det passar dom – inte oss. Sedan hoppas och tror vi att fler avdelningar på högskolan i framtiden kommer att ha nytta av paketskåpslösningen, säger Emelie.
Till sist, hur tycker du samarbetet varit med RENZ?
– Vi har fått bra stöd från RENZ genom hela processen. De har varit professionella och levererat kvalitet på alla plan – från tydliga genomgångar av konceptet och hjälp att hitta rätt lösning, till leverans samt tips och råd för en optimal konfiguration anpassad till vår verksamhet, avslutar Emelie.